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2021/10/22 15:24:01

管理项目风险:考虑你的项目可能出现的问题

当你开始计划一个项目时,你首先要考虑的事情之一就是:会出什么问题?

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这听起来很消极,但这种想法是预防性的。问题将不可避免地出现,你需要一个适当的缓解策略,以了解在项目规划时如何管理风险。

未知的问题该如何解决?别担心,本文将让你了解潜在风险的策略,以便你可以识别和跟踪项目中的风险。

什么是项目风险管理

项目风险管理是识别、分析和应对项目生命周期中出现的任何风险的过程,以帮助项目保持在正轨上并满足其目标。风险管理不仅仅是被动反应;它应该是规划过程的一部分,以确定项目中可能发生的风险,以及如果风险真的发生了,如何控制风险。

风险是任何可能影响项目时间线、性能或预算的东西。风险是潜在的,在项目管理环境中,如果它们成为现实,它们就会被归类为必须处理的“问题”。因此,风险管理就是在风险成为问题之前对其进行识别、分类、优先排序和计划的过程。

风险管理在不同类型的项目中有不同的含义。对于大型项目,风险管理战略可能包括针对每个风险的广泛详细规划,以确保在出现问题时制定缓解战略。对于较小的项目,风险管理可能意味着简单的高、中、低优先级风险的优先级列表。

正风险与负风险

风险具有两面性,可以是正面的,也可以是负面的,尽管大多数人认为风险本质上是后者。负风险意味着可能会对项目造成不可挽回的损害,而正风险则是能够以有益方式影响项目的机会。

负风险是你的风险管理计划的一部分,正如正风险应该是,但不同的是方法。你可以管理和解释已知的负面风险,以抵消其影响,但也可以管理积极风险,以充分利用它们。

就像项目中的其他事情一样,你需要制定战略,并有适当的机制来收获可能被播种在正风险中的回报。用以下三条建议来指引:

○你要知道的第一件事是,你是否可以利用风险。这意味着要想办法增加风险发生的可能性。

○接下来,你可能想要分担风险。有时,你独自一人并不具备充分利用风险的能力,而通过让其他人参与进来,你就增加了从风险中获得最积极结果的机会。

○最后,可能什么都做不了,而这正是你应该做的。你也可以将此应用到负风险上,因为在项目中遇到特定风险时,有时不做某事是你能做的最好的事情。

如何管理风险

要开始管理风险,首先要明确和精确地定义你的项目要交付的内容。换句话说,写一份非常详细的项目章程,包括项目愿景、目标、范围和可交付成果。这种方法可以在项目的每个阶段识别风险。然后你要让你的团队尽早识别所有风险。

不要害怕让团队之外的人参与风险识别和优先级划分。许多项目经理只是给他们的项目团队发电子邮件,让他们把他们认为项目中可能出现问题的东西发给他们。但为了更好地规划项目风险,你应该让整个项目团队、客户代表和供应商聚集在一个房间里,进行风险识别会议。

对于你定义的每一个风险,你都希望将其记录到某个地方——使用风险跟踪模板帮助你确定风险级别的优先级。然后,创建一个风险管理计划,以捕获对项目的消极和积极影响,以及你将采取什么行动来处理它们。在项目进行期间,你需要定期召开会议来监控风险。透明度是至关重要的。

管理整个组织的风险

你的组织是否也能通过将风险管理纳入其日常工作而得到改进?

答案是肯定的。通过创建一组一致的标准工具和模板以及培训,将风险管理协议构建到组织的文化中,可以随着时间的推移减少开销。这样,每次你开始一个新项目时,就不必重新创建。

使用风险跟踪模板是一个开始,但要获得对项目风险的更多控制,你需要使用项目管理软件。基于云的8MSaaS PM可营造解决风险所需的协作环境,并提供实时信息,可让你在项目的每个阶段根据准确的数据及时采取行动。

如果风险存在于更敏捷的环境中,请使用8MSaaS看板对风险进行排序和优先级排序。8MSaaS能自动检测项目各种系统性风险及其影响,包括项目计划,成本,资源以及质量的风险。

同时,8MSaaS PM支持记录用户自定义风险并跟踪风险从开始到结束的整个过程。

组织的记录和历史等内容是知识档案,可以帮助你在处理新项目中的风险时从经验中学习。此外,通过采纳你组织的态度和价值观来提高对风险的认识,你的组织可以更好地了解不确定性作为核心业务问题的性质。



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