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2021/9/2 15:53:00

采购管理流程的7个阶段

纸张驱动的采购对组织的底线有连锁效应。在漫长的采购周期、错过折扣和交易纠纷中,人工效率低下使组织损失了大量现金。尝试使用电子表格和电子邮件等过时工具加快采购流程,就像尝试用钢铁和燧石启动微波炉一样。

为了利用早期购买和付款折扣,组织需要摒弃石器时代的采购做法,并采用技术解决方案。 现代采购工具可以在一夜之间将缓慢而痛苦的采购策略转变为世界级的采购策略。

如果你的采购过程仍然依赖于古老的工具,那么是时候进行重大技术改造了。

采购管理软件流程的7个阶段


什么是采购?

采购是指用于简化组织采购流程并实现预期结果,同时节省成本、缩短时间和建立双赢供应商关系的技术、结构化方法和手段。 采购可以是直接的、间接的、被动的或主动的。

什么是采购流程?

这是从申请到采购订单和发票批准的一系列流程,对于获取产品或服务至关重要。虽然我们交替使用采购和购买,但它们彼此略有不同。

购买是代表组织获取必要商品和服务的总体过程,而采购则描述了获取这些商品和服务所涉及的活动。组织中的采购流程因其环境和运营而异。

无论其独特性如何,每个采购管理流程都都包含3个p,即流程(Process)、人员(People)和文书工作(Paperwork)。

1. 流程
审查、订购、获取和支付商品/服务时需要遵守的规则列表。检查点/步骤随着购买的复杂性而增加。

2. 人员
这些是利益相关者及其在采购周期中的具体职责。 他们负责启动或授权流程的每个阶段。 所涉及的利益相关者的数量与购买的风险和价值成正比。

3. 文书工作
这是指采购流程各个阶段所涉及的文书工作和文件,所有这些都被收集和存储以供参考和审计。

什么是采购流程?

为了保持采购管理流程的公平、透明和高效,对采购流程的良好理解是关键。尽管组织的采购流程各不相同,但下面的流程图总结了采购流程中的重要步骤。

每个采购管理流程都涉及多个要素,包括需求确定、供应商研究、价值分析、提出采购请求、审查阶段、采购订单转换、合同管理、收到订单的监控/评估、三向匹配、付款履行和记录保持。以下是采购流程中的重要阶段:

第 0 步:需要认可
采购流程的需求识别阶段使企业能够制定准确的计划,及时以合理的成本采购商品和服务。

第 1 步:采购申请
采购申请是内部用户/客户提出的书面或电子文件,寻求采购团队的帮助以满足现有需求。 它包含采购正确的商品、服务或工程所需的关键信息。

第 2 步:申请审查
只有在采购申请获得批准并交叉检查预算可用性后,采购流程才会正式开始。 在审查阶段,职能经理或部门负责人审查申请包并仔细检查是否确实需要所请求的商品或服务,并验证是否有必要的资金可用。

批准的采购申请成为采购订单,而被拒绝的申请将连同拒绝的原因一起发送回申购人。 所有这些都可以通过一个简单的采购订单软件来处理。

第 3 步:征集过程
一旦请购单获得批准并生成采购订单,采购团队将制定个人采购计划并勾勒出相应的招标流程。此个别征集计划的范围最终取决于要求的复杂性。

第 4 步:评估和签约
一旦招标过程正式结束,采购团队将与评估委员会一起审查和评估供应商报价,以确定哪个供应商最适合满足现有需求。

第5步:订单管理
供应商在规定的时间内交付承诺的商品/服务。收到货物后,购买者检查订单并将收到的物品的任何问题通知供应商。

在此步骤中,将采购订单、包装单(随订单一起送达)和供应商发票三份文件对齐并进行核对,以查明差异并确保交易准确无误。一旦发现差异,应予以解决。

第 6 步:发票审批和争议
完成三向匹配后,发票将被批准并根据组织规范转发到付款处理。

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