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2021/9/2 15:25:51

什么是项目管理软件中的时间管理?

时间管理是对项目任务和活动所花费的时间和所取得的进展的管理。优秀的项目管理软件需要对所有项目活动进行计划、调度、监控和控制。

根据项目管理学会的说法,时间管理是项目管理的六大功能之一。一些人提到项目时间管理,他们指的是用于管理时间的工具和技术。

什么是项目管理软件中的时间管理?


为什么时间管理在项目管理中很重要?

根据定义,项目有一个正式的结束日期。为了满足这个日期,每个项目都需要一个时间表,用于管理自己的时间和团队的时间,确保时间表得到满足。

想象一下,你决定翻新家里的浴室。你认为你会在业余时间做这件事,所以你没有给自己设定一个截止日期或创建一个项目时间表。你也不做任何事情来确保你经常有时间进行装修。

那会发生什么?如果你和大多数人一样,答案是,年复一年,你的“项目”永远没有完成。

“项目”很可能会面临持续的延迟,你可能会遇到以下问题:

○你觉得太忙,没有时间做,所以你把它推到待办事项列表的最后
○你没有及时订购新的瓷砖,不得不等待瓷砖的到来
○你找不到水管工,在收货后无法安装水槽或马桶
○你发现检查需要提前几个月预约,但为时已晚

这就是时间管理如此重要的原因。没有它,项目不能按时完成,甚至可能根本无法完成。

项目时间管理的七个主要过程

1-计划进度管理:很多资源在讨论时间管理时并没有提到这个过程。但在完成其他步骤之前,你需要计划如何管理时间表。

你应该回答的问题包括:你将使用什么软件或工具?谁将负责使用该软件?多长时间复查一次时间表?将采取哪些控制措施以确保每个人都能按计划进行?

2-定义活动:一旦你有了时间管理计划,你就可以确定和定义你的项目活动。通常使用工作分解结构(WBS)来帮助定义项目中的活动和任务。还应确定主要的里程碑。

3-排序活动:现在你知道所有必须完成的任务,你可以开始用网络图对活动进行适当的排序。

4-评估资源:在项目管理中,术语“资源”通常指人。然而,你还需要确定完成每项任务所需的工具、材料、系统、预算和其他资源。

5-估算持续时间:一旦你知道哪些任务必须完成,哪些任务需要完成,就该估算完成每项活动所需的时间。一些项目经理使用计划评审技术来确定持续时间,特别是在很多未知因素起作用的情况下。

6-制定项目时间表:这可以通过将你的活动、持续时间、开始和结束日期、顺序和关系输入到计划软件中来完成。

7-控制时间表:一旦你的时间表被创建,它就需要受到监控。进度需要定期回顾和更新,这样你就可以将实际完成的工作与计划进行比较。这可以让你看到你是否有些地方落后于计划。

实施有效的时间管理

如果你计划良好并使用正确的项目管理工具,那么你就有了一个好开始。8Manage项目管理软件具有看板和内置协作功能,可帮助你的团队始终按时完成任务。

○轻松跟踪每个人花在任务上的时间
○监控你团队的进度,及时发现问题
○制作有关团队效率的有用报告
○分配资源并跟踪其成本

你可以根据团队的空闲时间安排任务,并在需要管理他们的工作量时一键重新分配工作。此外,你的团队可以在任何地方更新他们的时间表并将其发送给你以供批准。

时间表可帮助你跟踪工时、控制人工成本和支付团队工资,但这只是管理项目的一小部分。要在预算范围内按时交付质量,需要一个功能全面的项目管理软件工具来控制从开始到结束的每个阶段。



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